наши решения

Аутсорсинг
офисной печати

Больше не нужно думать о принтерах


Аренда
принтера

Для печати в офисе незачем покупать принтер

Системы контроля
доступа к печати

Делаем офисную печать управляемой и безопасной

Аудит
систем печати

Выявляем точки оптимизации затрат на печать

Аутсорсинг ОФИСНОЙ печати

Мы предлагаем аутсорсинг печати как сервис.
Рассматривая привычный подход к офисной печати, видим - чтобы всё работало, необходимо:
- обосновать закупку принтера и картриджей, заложить в бюджет
- купить принтер и картриджи к нему (в частном случае еще периодически проводить конкурсные процедуры)
- установить, настроить и научить пользователей работать с принтером
- иметь подменный аппарат на случай, если что-то случится с основным
- организовать склад
- решать инциденты без замены запасных частей (замятия бумаги, сбои настроек и тому подобные)
- заключить дополнительные договоры на техническое обслуживание и ремонт оборудования, организовать взаимодействие по ним с подрядчиками

Пока речь идет об одном-двух аппаратах, дело кажется простым. Но, по мере расширения парка оборудования, штатная система обеспечения пользователей бумажными документами становится все более громоздкой и непрозрачной.

При аутсорсинге печати мы, как подрядчик, берем на себя все вопросы, связанные с офисной печатью. То есть, при сервисном подходе к печати, чтобы всё заработало, организации-заказчику нужно:

- сформулировать задачу (например: "в бухгалтерии печатают по 3000 отпечатков в месяц")

- рассмотреть представленное нами коммерческое предложение и решить, походит ли стоимость и условия

- рассмотреть и подписать договор

- сообщать нам, что нравится в сервисе, а что не нравится

Сервис управления печатью может быть организован как на оборудовании, которое уже есть у Вас в собственности, так и на оборудовании, которое мы предоставим в долгосрочную аренду, если необходимо. Стоимость сервиса управления печатью формируется исходя из стоимости отпечатка, сделанного на оборудовании. С определенной периодичностью, обычно раз в месяц, инженеры снимают статистику на аппаратах и предоставляют подробные отчеты по количеству отпечатков на каждом устройстве. Расходы на печать документации выравниваются (нет скачков затрат при при закупке запчастей и ресурсных деталей) и становятся прозрачными - если устройством не пользуются, платить не нужно.

Кроме того, во многих организациях при переходе к сервису есть большой потенциал для сокращения скрытых затрат, например:

- затраты на организацию и проведение конкурсных процедур закупки

- затраты на администрирование нескольких договоров поставок

- затраты на постоянное согласование закрывающих документов

- затраты на формирование и контроль исполнения бюджета

аРЕНДА ПРИНТЕРА

Аренда принтера сочетает в себе сервис управления печатью и предоставление печатающей техники в пользование. Как и при сервисе управления печатью, мы берем на себя все работы, обеспечивающие бесперебойность печати: поставку расходных материалов и ресурсных деталей, ремонтные работы в случае поломок, логистику. Но в случае с арендой для изготовления документации используется не техника, которая уже есть в Вашем офисе, а предоставленная нами.
При использовании арендованных принтеров и МФУ нет риска ошибиться в выборе оборудования, что может произойти, если оборудование еще не выработало свой ресурс, а объемы печати выросли, принтер не справляется с нагрузкой и нужно его менять на более производительный. Нет и неэффективных инвестиций в устройства, приобретенное в расчете на несостоявшийся рост объема печати.
Аренда принтеров и Мфу может быть наиболее актуальна, когда:
- происходит укрупнение парка оборудования при оптимизации и необходимы большие разовые затраты на закупку техники
- необходимо решить задачу модернизации парка оборудования при отсутствии бюджета
- необходимо снизить затраты на открытие нового офиса
- важно решить задачу разовой массовой печати документации


Системы контроля доступа к печати

На сегодняшний день существует много решений для мониторинга, управления и контроля доступа к печати. В зависимости от класса и компонентов они могут выполнять множество различных задач.

Особенности

Система управления печатью - это программное обеспечение, которое позволяет осуществлять мониторинг принтеров и МФУ в сети предприятия и обычно используется для сбора статистики об объемах печати и информации о состоянии расходных материалов. Более сложные решения дополнительно позволяют компоновать пользователей про группам (отделам), а так же устанавливать для пользователей (групп) правила: вводить квоты на объем печати, принудительно запрещать печать в цвете или делать ее только двусторонней.

Процесс

Системы контроля доступа к печати (СКДП) являются уже программно-аппаратными комплексами. СКДП нужна, чтобы получить контроль над стоимостью печати и безопасностью документов. В ее основе идея печати на единую виртуальную очередь и получение распечатки на любом принтере. Она построена на основе авторизации пользователей на устройствах печати различными способами: карта доступа, пин-код, сканер отпечатка пальца, логин/пароль. Задание не будет печататься до тех пор, пока владелец задания не подойдет к принтеру.

Контроль

На основе данных об активности пользователей строятся необходимые отчеты. В масштабах всей организации решение поможет снизить затраты на печать с помощью правил печати и интеллектуальных средств электронного документооборота, добиться ответственного поведения пользователей без ущерба для удобства работы и безопасности. Крупные организации проявляют озабоченность в связи с безопасностью данных и ожидают роста связанных с печатью уязвимостей. Некоторые системы оснащены функционалом DLP (data leak protection - предотвращение утечек данных), что позволяет отслеживать содержимое печатаемых файлов, обнаруживать и пресекать потенциальные нарушения. Есть возможность не только узнать кто именно распечатал секретный документ, но и предотвратить его распечатку и сообщить о попытке в службу безопасности.

Эффект

Внедрение СКДП в среднесрочной перспективе приводит к сокращению затрат за счет нескольких факторов:
  • Отсутствие на принтерах невостребованных распечаток (документы, которые пользователи отправляют на печать и забывают их забрать);
  • Отсутствие повторной печати документов;
  • Резкое снижение печати личных документов;
  • Удешевление процессов печати за счет применения правил и условий перенаправления заданий на более производительные устройства;
  • Контроль использования цветной печати и принудительная конвертация в Ч/Б для определенных групп пользователей
  • Контроль использования опций печати  и принудительное включение для групп пользователей (типов документов, времени и т.д.).


Аудит систем печати

Аудит проводится с целью предоставить вам понятный отчет с информацией о том, как сейчас все работает, какие есть пути сделать лучше и как тратить на печать меньше денег.Получив целостное представление о состоянии офисной печати, вы сможете принять обоснованное решение о необходимости изменения структуры существующей системы печати.

Как проходит аудит
В ходе проведения аудита рассматриваются три аспекта: технический, финансовый, аналитический. В процессе технического аудита собирается информация о составе парка принтеров и МФУ, их техническом состоянии, определяется среднемесячная нагрузка печати, топология размещения устройств и пользователей. При рассмотрении финансовых затрат производится сбор данных о затратах на печать с детализацией, если возможно, по статьям (картриджи, сервис, ремонт, запчасти, бумага).
Какие выводы могут быть сделаны
На основании полученных данных и прилагая опыт реализованных проектов, мы сможем сделать развернутый отчёт с рекомендациями по оптимизации. Но не малую часть сведений вы можете получить самостоятельно, заполняя аналитическую форму. Например, соотношение количества пользователей и количества техники; общий объём печати на в подразделении или на этаже; выделить устройства, печатающие менее 100 страниц в месяц; проверить соответствие количества напечатанных страниц и количества списанной бумаги; вычислить среднюю стоимость отпечатка, и сравнить её с рыночной.

AXUS GROUP

Основана в 2003 году.
12 лет опыта в аутсорсинге ИТ

С 2011 года входит в рейтинг TOP 25 региональных ИТ компаний России (по данным издательства Computer Reseller News crn.ru)

История Группы Компаний Аксус — это не просто череда событий, следующих друг за другом. Это устойчивый эволюционный процесс, подтверждающий своим результатом, что постоянные изменения — это нормальное состояние бизнеса.